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DES RESSOURCES ET DES OUTILS AU SERVICE DES ACTEURS ET DES PROFESSIONNELS. |
Titre professionnel secrétaire assistantDate de mise à jour : 22/11/2023
| Identifiant OffreInfo : 03_2109906F |
Via Compétences (Carif-Oref Auvergne-Rhône-Alpes) |
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
CCP1 - Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
Apprentissage clavier, environnement Windows, Excel, Word, Powerpoint, orthographe, savoir prendre des notes, communication écrite externe et interne, internet explorer, réseaux sociaux, outils de communication, accéder à la bonne information, optimiser son poste de travail et élaborer un plan de classement, accueillir un visiteur en français et en anglais, traiter les appels téléphoniques, Outlook, gestion du temps, planifier les activités d'une équipe, organiser les déplacements et les réunions.
CCP2 - Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux RH
Gérer un stock de consommables, les documents commerciaux, logiciel EBP Gestion commerciale, régler les litiges administratifs et commerciaux, règles et application du droit social, suivi administratif du personnel, connaissance du vocabulaire lié aux statistiques, élaborer et actualiser des tableaux de suivi et graphiques.
Certifiante
Bac
Conventionnement : Non
Entreprise
Bénéficiaire de l'action
Niveau d'entrée : Sans niveau spécifique
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