Titre professionnel employé administratif et d'accueil - ALT

• Titre professionnel employé administratif et d'accueil - Code CertifInfo 100811
  • Niveau de qualification : 3 - Savoirs couvrant des faits, principes, concepts généraux

Objectifs

Dans le respect des consignes et en prenant en compte l'environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l'aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.

Au quotidien, il assure l'accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d'informations tant à l'interne qu'à l'externe.

Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d'assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.

L'employé administratif et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.

L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quotidienne d'outils collaboratifs, d'une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.

Les conditions d'exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation aux différents contextes de travail.

L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels téléphoniques nécessitent une capacité d'organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.

Programme de la formation

Module 1. Présenter des documents professionnels à l'aide des outils bureautiques : 

• environnement informatique de travail 


• présentation et mise en forme des documents professionnels à l'aide d'un TTX


• saisie et mise à jour des tableaux et des graphiques à l'aide d'un tableur 


• présentation professionnelle les documents courants 

Module 2. Partager et communiquer des informations : 

• classement et archivage des dossiers et stock d'informations 


• utilisation des outils collaboratifs pour communiquer des informations


• tri et traitement des mails et du courrier -communication professionnelle et partage des informations

Module 3. Assurer l'accueil physique et téléphonique :

accueil et orientation des visiteurs et des collaborateurs

Traitement des appels téléphoniques

réponse aux demandes d'informations internes et externes


Session d'examen

L'ensemble des modules  permet d'accéder au titre professionnel de niveau 3 (CAP/BEP) d'employé/e administratif/ve et d'accueil.

Validation et sanction

Titre professionnel employé administratif et d'accueil

Type de formation

Certifiante

Sortie

CAP, BEP