Titre professionnel secrétaire assistant

• Titre professionnel secrétaire assistant - Code CertifInfo 99145
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.

Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.

Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.

Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.

La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.

 

Programme de la formation

Produire des documents professionnels courants

• Communiquer des informations par écrit


• Assurer la traçabilité et la conservation des informations.


• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement


• Planifier et organiser les activités de l'équipeAssurer l'administration des achats et des ventes. Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes.


• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale.


• Assurer le suivi administratif du personnel


• Anglais

• Comprendre un interlocuteur au téléphone


• Transmettre des informations en anglais


• Transcrire les informations comprises

Mise en veille juridique et sociale

• Les sources, conventions, accords, instances, IRP


• Le contrat de travail (droit)


• Théorie des organisations


• Statuts de l'entreprise et stratégie

Processus dans l'entreprise

• La résolution des problèmes : logigramme


• Gestion du temps planning


• Les étapes du projet et le budget


• Tableaux de bord

Bureautique

• Word


• Création de modèles (courriers, notes, …)


• Mise en forme d'un dossier type (sommaire, numérotation …)


• Publipostage


• Excel


• Formules de calcul (SOMME, SI, ET, OU …)


• Mise en page de tableaux simples et complexes + graphiques


• Applications


• Base de données et tableaux croisés dynamiques

Préparation aux épreuves

• Aide à l'élaboration du dossier professionnel


• Entrainement aux épreuves orales et écrites

Aide à la recherche de stage et retour à l'emploi

• Méthodologie CV et lettre de motivation


• Préparation à un entretien + simulation technique de recherche de stage


• Recherche de stage

Validation et sanction

Titre professionnel secrétaire assistant

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac