1. ELABORATION DES DEMARCHES STRATEGIQUES
En analysant un ensemble de données tirées de sa fonction de veille et d'études, et en cohérence avec la politique de son entité, élaborer les démarches stratégiques programmatiques et opérationnelles à mettre en oeuvre, en conseillant sa direction sur les projets à mener
- Analyser les données relatives au système (facteurs et acteurs) concerné, aux problématiques à traiter, aux caractéristiques des populations et à leurs besoins afin d'évaluer la complexité des terrains d'intervention
- Elaborer une architecture système permettant d'identifier les acteurs concernés, les changements potentiels et les inerties à prendre en compte afin de déterminer des stratégies potentielle
- Identifier et tester les options stratégiques potentielles en s'inscrivant dans une démarche systémique et en identifiant l'ensemble des acteurs en présence, leur positionnement, leurs enjeux, leurs intérêts et les scénarios d'évolution possibles
- Concevoir une stratégie programmatique prenant en compte l'ensemble des données analysées, en veillant à s'assurer de sa robustesse
- Collaborer à l'élaboration d'une stratégie organisationnelle en analysant des architectures complexes et transnationales afin de positionner au mieux son entité au niveau régional ou global
- Organiser ou superviser la réalisation d'études d'expertise et de faisabilité en déterminant les méthodes et le scope au regard des résultats à produire et des objectifs poursuivis
- Evaluer l'impact des programmes planifiés en mettant en oeuvre une démarche systémique permettant d'appréhender tous les facteurs en jeu, notamment au niveau des risques, des points de vulnérabilité, des situations problèmes et des acteurs en présence
- Vérifier la cohérence de la planification tactique-opérationnelle au regard du cycle de programmation et des échéances bailleurs
- Exercer une fonction de veille sur le jeu des acteurs clés et les facteurs déterminants et signaux faibles afin d'ajuster les choix stratégiques en cas de changements contextuels
2. GESTION DES DIFFERENTES ETAPES DU CYCLE D'UN PROJET 2-1 Identification des composantes du projet / programme
En organisant les modalités de recherche, de recueil et de traitement des données, analyser les différentes composantes d'un contexte d'intervention et des populations concernées, afin d'élaborer la démarche stratégique à mettre en oeuvre
- Organiser le recueil et le traitement des données en vérifiant la pertinence et la fiabilité des sources consultées afin de disposer des données nécessaires à la performance de la phase d'identification dans le management d'un cycle de projet
- Evaluer le contexte d'intervention de même que les capacités locales et l'ensemble des actions mises en oeuvre par d'autres acteurs déterminants afin de définir le niveau de complexité à prendre en compte
- Analyser les enjeux stratégiques, les facteurs et les acteurs impliqués aux niveaux du système spécifique, de l'écosystème et du système global d'une zone d'intervention en identifiant le positionnement des parties prenantes et les interrelations au sein du système, notamment au niveau des zones d'influence et de dépendance de chacun
- Evaluer les facteurs systémiques en en repérant les déterminants et en les problématisant afin d'analyser et de tester les différentes options stratégiques potentielles
- Elaborer la démarche stratégique à mettre en oeuvre, en vérifiant sa cohérence avec la stratégie organisationnelle de son entité tout en veillant à garantir une approche systémique et performante
2-2 Conception du projet
En cohérence avec le choix stratégique, définir les différentes dimensions tactiques et opérationnelles du projet, en utilisant un cadre logique et en utilisant les différents outils adaptés à sa conception et à sa planification
. Sélectionner les experts à consulter et les informations complémentaires à collecter afin d'analyser en profondeur l'ensemble des paramètres à prendre en compte pour formaliser le projet
. Concevoir les dimensions tactiques et opérationnelles nécessaires à la performance des projets/programmes en utilisant un cadre logique et en vérifiant la pertinence des choix effectués
. Décider des priorités d'actions et des moyens à allouer afin d'établir le planning en tenant compte des disponibilités, des conditions d'accessibilité, du niveau de sécurité et de l'importance des missions à effectuer
. Présenter les documents projets/programmes formalisés aux parties prenantes, en argumentant les choix et les analyses effectués et en s'appuyant sur des documents supports de qualité
2-3 Elaboration des modes de financement et gestion budgétaire
En tenant compte des sources de financement et des agendas des bailleurs, élaborer le budget du projet, en organisant les modalités de suivi et en veillant aux engagement pris avec les bailleurs financiers
- Identifier les bailleurs de fonds potentiels en analysant leurs spécificités et leurs agendas afin de sélectionner ceux à solliciter au regard du projet/programme à mener
- Construire une approche de co-financement au regard des sources de financement existant en vérifiant la pertinence du montage effectué, notamment dans le cadre d'un co-financement complexe
- Elaborer la note conceptuelle à présenter aux bailleurs de fonds en présentant de façon synthétique et concise tous les éléments du projet/programme en veillant à leur pertinence et à la cohérence de l'ensemble
- Présenter le projet/programme en utilisant des supports adaptés, et en développant un argumentaire propre à convaincre les bailleurs de fonds
- Organiser le suivi budgétaire du projet/programme en utilisant des outils adaptés
- Superviser la rédaction des dossiers de demandes de financement en vérifiant leur conformité
- Optimiser le pilotage en vérifiant régulièrement la consommation du budget et l'atteinte des objectifs ciblés
2-4 Mise en oeuvre et suivi de projet/programme
En s'appuyant sur la méthodologie et les outils de conduite sélectionnés, superviser le déroulement du projet/programme, en veillant à l'implication des chefs de projets, en les accompagnant dans la résolution des problèmes pouvant survenir, et en effectuant régulièrement des bilans sur l'avancement des actions
- Organiser la progression et la structuration du projet/programme en différentes étapes, en définissant les objectifs à atteindre à chacune d'entre elles et les résultats attendus
- Concevoir le système de pilotage du projet /programme en s'appuyant sur des outils adaptés à leur conduite et en déterminant les principaux points de validation à effectuer, de même que leur fréquence
- Anticiper les problèmes pouvant survenir au regard de la nature du projet/programme, en tenant compte des ressources mobilisées, des freins existants et des dangers pouvant survenir
- Décider des modalités de communication à mettre en oeuvre tout au long du déroulement du projet/programme, et des contenus d'information à transmettre et recevoir afin de favoriser l'implication des parties prenantes
- Animer des réunions projets en analysant les problèmes pouvant survenir et en accompagnant les équipes à trouver de nouveaux scénarios et de nouvelles solutions à mettre en oeuvre
- Piloter le projet/programme, en évaluant régulièrement la qualité des actions conduites, les conditions de leur mise en oeuvre, les résultats atteints et les effets produits, en vue d'identifier les ajustements à y apporter
- Décider des changements de fond à apporter à la conduite du projet/programme, en concertation avec les parties prenantes, et en proposant éventuellement la mise en oeuvre de nouvelles solutions, afin de l'adapter au contexte du terrain et à ses évolutions
3. MANAGEMENT DES RESSOURCES HUMAINES En collaboration avec le service RH, contribuer à l'analyse des besoins en ressources humaines et au processus de recrutement et de formation de nouveaux collaborateurs, en veillant aux actions de prévention à mettre en oeuvre sur les terrains d'action
- Evaluer les compétences à mobiliser selon les programmes et projets à conduire, afin d'identifier et de planifier les besoins de recrutement à effectuer
- Collaborer avec le service RH, au processus de recrutement de nouveaux professionnels, en définissant les profils des postes à pourvoir et en menant des entretiens de sélection
- Organiser des actions d'information et de formation sur les missions à accomplir par de nouveaux responsables d'équipe, afin de favoriser leur intégration
- Superviser la gestion administrative des contrats, et le respect de l'alternance entre temps de travail et période de repos en respectant les réglementations en vigueur selon les zones d'intervention
- Décider des actions à mettre en oeuvre afin de veiller à la sécurité physique et psychologique des équipes terrain, notamment afin de prévenir des cas de « burn out » potentiels
- Superviser le suivi fonctionnel des équipes opérant sur le terrain en veillant à leur formation en fonction des besoins détectés
- Coordonner l'activité des responsables d'équipes en évaluant les contributions réalisées dans le cadre des projets et l'implication de chacun Anticiper les situations problèmes ou conflits pouvant survenir en prenant des mesures contribuant à fédérer les équipes et à optimiser les relations
4. GESTION DES RELATIONS PARTENARIALES En assurant un rôle de représentant de son institution et en veillant à respecter ses valeurs et son éthique, développer un réseau de partenaires, en gérant des relations constructives avec chacun et en les informant régulièrement sur le déroulement des projets et programmes, afin de contribuer à leur implication et à leur mobilisation en cas de nécessité.
- Superviser l'établissement des contrats et conventions en s'assurant du respect des conditions négociées avec les partenaires et bailleurs de fonds · Présenter les projets/programmes mis en oeuvre en développant un argumentaire sur les choix effectués au niveau stratégique et sur les actions à mener
- Organiser les modalités de communication et d'informations à transmettre à chacune des étapes clefs du projet/programme, afin de favoriser l'implication des parties prenantes
- Travailler en concertation avec les parties prenantes du projet/programme, notamment dans le cadre de réunions techniques et bilatérales, afin de renforcer la dimension partenariale
- Evaluer la complémentarité des actions menées avec les autres organisations oeuvrant sur la même zone en veillant à l'actualisation des informations concernant les projets
- Développer un réseau de partenaires en gérant ses relations avec des acteurs positionnés au niveau local ou international, autorités gouvernementales et acteurs non étatiques
- Représenter sa structure dans différentes manifestations et événements en rapport avec son champ d'intervention, en respectant l'image, l'éthique et les valeurs de celle-ci
