Le professionnel exerçant l'organisation et le suivi des achats définit et met en oeuvre les procédures et actions permettant de procurer, dans le respect des exigences de qualité, coût et délai, les biens et services nécessaires au fonctionnement et à la réalisation de l'activité d'une entreprise ou d'une institution. Ces biens et services peuvent être de nature multiple :
- Matières premières et équipements revêtant une dimension stratégique pour l'entité,
- Biens d'usage courant (consommables, fournitures de bureau),
- Prestations de service.
Dans ce contexte, il réalise la collecte, l'analyse, la qualification et la définition des besoins d'achat de son entreprise, afin de déterminer les caractéristiques des biens ou services recherchés. A l'appui du cahier des charges établi, il recherche, identifie et sélectionne les fournisseurs en capacité de répondre aux besoins définis. Une fois la sélection opérée, il fixe, négocie et contractualise les clauses du marché, garantissant la fourniture des biens et services dans des conditions optimales, compte tenu des exigences de qualité, coût et délai. Une fois le marché conclu, il assure le suivi administratif de l'exécution des commandes et l'évaluation de la conformité des biens et services concernés.
La mise en oeuvre de l'organisation et du suivi des achats s'opère généralement au moyen d'outils de gestion informatisés, permettant l'optimisation du partage, du traçage et de la conservation de l'information en lien avec les achats.
