Sur le champ de la comptabilité et de la paie, il (elle) contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) de l'entreprise et réalise les paies et les déclarations sociales courantes.
Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il (elle) gère en direct l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, assure la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi que l'organisation des réunions et des déplacements de son responsable et de ses collaborateurs.
Il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales, achats et ventes et le suivi administratif courant du personnel.
Assurant l'interface entre l'entreprise et le client ou le fournisseur, il (elle) apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.
Le (la) secrétaire comptable recueille, contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) nécessaires à la tenue de la comptabilité dans le respect de la réglementation. Il (elle) vérifie, justifie et rectifie les comptes pour l'ensemble des opérations courantes.
Il (elle) enregistre les opérations dans le respect des normes comptables et des procédures de gestion internes. Il (elle) recueille chaque mois les éléments nécessaires pour le calcul de la paie. Il (elle) réalise les paies et les déclarations sociales les plus courantes.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message.
En raison de sa double compétence dans les domaines du secrétariat et de la comptabilité, l'emploi de secrétaire comptable répond particulièrement aux besoins des petites structures (TPE, associations, établissements secondaires de grandes entreprises, cabinets d'expertise comptable, etc.). Il (elle) y occupe une place stratégique, de par sa connaissance d'un grand nombre d'information émanant aussi bien des interlocuteurs internes qu'externes à l'entreprise (clients, fournisseurs, banques, expert comptable). L'emploi nécessite une appropriation de l'activité de l'entreprise et de son organisation.
Le (la) secrétaire comptable contribue à la qualité de la communication de l'entreprise. Il (elle) en valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Le (la) secrétaire comptable exerce ses activités de façon autonome, sous la responsabilité d'un supérieur hiérarchique et la supervision d'un cabinet d'expertise comptable pour les activités comptables et de paie.
