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DES RESSOURCES ET DES OUTILS AU SERVICE DES ACTEURS ET DES PROFESSIONNELS. |
Titre professionnel Employé(e) administratif(ve) et d'accueilDate de mise à jour : 30/09/2024
| Identifiant OffreInfo : 07_30642 |
GIP Alfa Centre-Val de Loire |
Dans le respect des consignes et en prenant en compte l'environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l'aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, il assure l'accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d'informations tant à l'interne qu'à l'externe.
Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d'assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.
L'employé administratif et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.
L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quotidienne d'outils collaboratifs, d'une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.
Les conditions d'exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation aux différents contextes de travail.
L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels téléphoniques nécessitent une capacité d'organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.
Modules techniques
- Le métier : fonctions, missions, environnement
- Productions de documents professionnels courants sous tableur, texteur et logiciel de pré AO
- Recherche et communication d'informations
- Traitement et suivi de la diffusion de l'information à l'interne et à l'externe (dont messagerie)
- Gestion de la traçabilité et de la conservation des documents
- Accueil et orientation des visiteurs
- Traitements des appels téléphoniques
- Gestion administrative du courrier
- Actualisation des tableaux de suivi et de stock
Modules transversaux
- Communication écrite et orale
- Mesures et statistiques
- Web 2.0
Période de stage en entreprise : Entre 4 à 5 semaines -Rythme 2jours/semaine&Vacances scolaires
Certifiante
CAP, BEP
Conventionnement : Non
Entreprise
Niveau d'entrée : Sans niveau spécifique
Savoirs de base maîtrisés Niveau 3 (CAP, BEP, CFPA du premier degré)