Assistant de direction

• Assistant de direction - Code CertifInfo 114611
  • Niveau de qualification : 5 - Savoirs étendus, spécialisés, factuels et théoriques

Objectifs

• Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE
• Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables
• Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l?organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d?Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes
• Concevoir les tableaux de bord de suivi de l?activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d?activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées
• Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d?informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel
• Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l?organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc.) pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d?amélioration
• Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l?organisation pour fluidifier les circuits d?information afin de faciliter l?exécution des tâches administratives
• Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation
• Déterminer l?objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique
• Diffuser, après contrôle, l?information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l?information disponible rapidement pour les parties concernées
• Organiser le classement et l?archivage papier ou numérique de l?information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d?accéder facilement à l?information souhaitée
• Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, etc.) en prenant en compte les différence

  Programme de la formation

  BLOC 1 : ACCOMPAGNER LE DIRIGEANT OU LE CHEF
  DE SERVICE DANS SON QUOTIDIEN
  
  Outils de bureautique et travail collaboratif et techniques
  professionnelles
  Logiciels de base : Word, Excel, PowerPoint. Présentation des solutions
  collaboratives actuelles. Étude d'une solution collaborative : Interface Outlook
  365. Collecte de l'information via des formulaires. Mise en place d'une veille
  technologique pour les outils.
  
  Organisation administrative et gestion du temps
  La gestion de l'organisation administrative : l'information, le système d'information,
  la performance administrative, la gestion des dossiers, le travail collaboratif.
  La gestion du temps.
  
  Gestion des relations clients et fournisseurs
  Comprendre les composantes de la relation client. Les outils de la relation client.
  Comprendre le processus des achats. Évaluer les performances des fournisseurs.
  
  BLOC 2 : STRUCTURER ET TRANSMETTRE DES
  INFORMATIONS EN INTERNE ET EN EXTERNE DU
  SERVICE
  
  Organisation de l'entreprise
  L'entreprise.
  La typologie des entreprises. Les différentes représentations de
  l'entreprise. Les différents cycles de vie de l'entreprise.
  
  Droit du travail
  Les différentes sources du droit du travail. La veille juridique. Les acteurs
  externes et internes à l'entreprise. Les relations individuelles de travail. Le risque
  contentieux pour l'employeur.
  
  Techniques d'expression et de communication en français et
  en anglais
  Savoir communiquer et s'exprimer. Approfondir la communication. Les
  fondamentaux de l'expression orale. Savoir écouter et argumenter.
  Sensibilisation RSE
  Intérêts et mise en œuvre du développement durable.
   
  BLOC 3 : ACCOMPAGNER LA DIRECTION DANS LA GESTION DES PROJETS ET LES DOSSIERS SPÉCIFIQUES
  Management de projet
   Les fondamentaux de la gestion de projet. L'organisation du projet. Le pilotage du
  projet. Le rôle du chef de projet. La gestion des coûts du projet. Assurer le succès
  du projet.
  
  Budget
  Les enjeux, les besoins et la faisabilité du projet. Le financement du projet. Le
  pilotage et le suivi du projet.
  Communication interne :rédaction web et réseaux sociaux
  Les enjeux et les outils spécifiques de la communication interne. Savoir développer
  son plan de communication. Une nouvelle approche de l'information et de l'écriture.
  Les enjeux de la publication sur Internet.
  
  BLOC 4 (OPTION) : PARTICIPER AUX ACTIONS DE
  COMMUNICATION D'UNE STRUCTURE
  PAO TIC
  Découvrir les outils de création graphique. Fondamentaux de la création graphique.
  Logiciels de créa

  Validation et sanction

  Assistant de direction

  Type de formation

  Certifiante

  Sortie

  Bac + 2