Organiser une méthode de classement des documents papier ou électronique

Objectifs

Améliorez la gestion de vos documents avec notre formation. Un système de classement efficace est crucial pour garantir une gestion fluide de l'information et éviter la perte de temps liée à la recherche de documents. Notre formation “Organiser une méthode de classement des documents papier ou électronique” vous offre les clés pour mettre en place une organisation structurée et accessible à tous.

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       Vous apprendrez à analyser vos méthodes actuelles de classement, repérer les points d'amélioration et créer un système sur mesure qui répondra aux besoins spécifiques de votre équipe. Grâce à des techniques éprouvées, vous saurez comment archiver utilement, tout en garantissant un accès rapide et facile à l'information. Qu'ils soient physiques ou numériques, la formation couvre les différentes approches pour classer et organiser vos documents de manière optimale. Vous serez formé à l'utilisation d'outils pratiques, comme les tableaux de bord, pour suivre le classement, évaluer les risques et communiquer efficacement avec vos collaborateurs. Les mises en situation et les exercices pratiques vous permettront d'appliquer immédiatement les concepts appris, vous assurant ainsi d'être prêt à transformer la gestion documentaire de votre organisation.

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      À l'issue de la formation, vous obtiendrez un Open Badge ADONIS, une certification numérique qui atteste de vos compétences en gestion documentaire et que vous pourrez afficher sur LinkedIn pour valoriser votre profil professionnel. Avec un nombre limité de 8 participants par session, bénéficiez d'un accompagnement personnalisé pour maîtriser l'art du classement et apporter une organisation exemplaire à votre entreprise.
Rejoignez-nous et transformez votre gestion documentaire pour gagner en efficacité et en sérénité.

Programme de la formation

Réaliser un diagnostic organisationnel de ses méthodes de classement
Programme :

• Répertorier les moyens de classement existants dans votre entreprise
• Identifier les avantages et les inconvénients de vos méthodes actuelles
• Repérer les axes d'amélioration en identifiant les activités génératrices de temps dans la recherche 

Choix d'une méthode de classement
Programme :

• Connaître les différentes méthodes de classement
• Analyse des différents types de document à classer
• Choix de sa méthode en fonction du critère de recherche de l'information en vigueur

Organiser le passage d'un ancien système de classement a un nouveau
Programme :

• Indexer et structurer les dossiers actuels : élaboration d'un système de codes et de couleurs adapté et facile d'utilisation
• Choix d'un emplacement de reclassement

Savoir jeter, quoi archiver
Programme :

• Garder ou jeter ? Identifier les bonnes pratiques et les critères.
• Connaître les durées légales de conservation des documents.
• Optimiser la consultation des archives.
• Détruire ou faire détruire des archives.

Optimiser le suivi du classement avec les logiciels bureautiques
Programme :

• Faciliter la recherche des documents sous XP, Windows 7 ou 8.
• Suivre le plan de classement avec Excel ou Word.
• Suivre les archives ou des dossiers spécifiques (par exemple un projet). Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement.

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique