Outlook initiation

Objectifs

Acquérir ou consolider ses compétences sur le logiciel de messagerie Outlook. Savoir utiliser un calendrier, savoir s'organiser et gérer ses messages

Programme de la formation

Présentation d'Outlook
La nouvelle interface d'Outlook. Les onglets standards et contextuels. La relation client / serveur Exchange. La notion de boîte aux lettres, de dossier
personnel (PST) et de mise en cache.
La gestion des messages
Les dossiers de messagerie. Création, lecture, suppression d'un message. Classement des messages avec les groupes. Le nouvel affichage par
conversation. Nettoyer les fils de conversation. Les dossiers favoris et les dossiers de recherche. Les liens hypertextes. Les modèles et la
personnalisation des messages. Signature automatique des messages. Réponses, transfert, redirection, renvoi, rappel de messages, accusés.
Recherche, filtre, visualisation et archivage. Diffusion des messages (possibilités, critères…). Expiration des messages. Priorités de traitement avec les
indicateurs de suivi, les catégories. Le volet des contacts et de l'historique des échanges. Créer des automatismes : les règles. Le gestionnaire
d'absence. Interaction avec les autres modules. Gérer un mail comme une tâche.
Le calendrier d'Outlook
Consultation de l'agenda, synthèse du jour. Les différentes visualisations. Gestion des rappels, les rendez-vous. Les événements, la périodicité. La
gestion des réunions et suivi des participants. Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion. Les agendas de groupe. Catégories et mises en forme
automatiques. Gestion de la fenêtre de rappel. Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés. Les délégations et ouverture multiple de calendriers
partagés.
La gestion des contacts
Les contacts et le carnet d'adresses Outlook. La saisie assistée des contacts. Organisation, consultation, recherche. Communiquer avec les contacts.
Dédoublonner les contacts. Transfert, impression des contacts. Import/Export avec les applications Office. Utiliser les contacts dans un mailing.
Le suivi des tâches
Création, suivi, catégorisation des tâches. Visualisation des tâches dans le calendrier. Classification et organisation en projets. L'avancement et le suivi
des réalisations. Attribuer une tâche à un collaborateur et suivi de l'avancement et de la réalisation de la tâche.

Validation et sanction

Attestation en fin de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Information non communiquée