Secrétaire assistant(e)

• Secrétaire assistant(e) - Code CertifInfo 108857
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat

• Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l'outil de communication dédié (logiciel ) ;


• Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l'entretien afin de rationaliser l'agenda ;


• Prendre les rendez-vous en coordination avec d'autres activités ;


• Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ; 


• Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;


• Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l'aide des moyens de communication dédiés ;


• Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l'aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;


• Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d'autorités ou à l'organisation d'une réunion (hébergement, trajets, programme ) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes ) ; 


• Rédiger le compte rendu d'une réunion mentionnant les points majeurs ;


• Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l'activité du service pour faciliter la prise de décision ;


• Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;


• Archiver les documents de façon partagée.

• Traiter l'arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)


• Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle


• Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé


• Participer à la capitalisation de l'information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde

Programme de la formation

Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat

• Actualiser un carnet d'adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d'information et de communication afin qu'il puisse être exploité pour s'adresser sans délai à l'interlocuteur idoine ;


• Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l'autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d'information et de communication ;


• Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande


• Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée


• Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes


• Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d'obtenir une réponse


• Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;


• Communiquer fidèlement en interne de l'organisme ou vers l'extérieur les informations utiles.

Validation et sanction

Secrétaire assistant(e)

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac