Secrétaire assistant

• Secrétaire assistant - Code CertifInfo 115464
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

Cette formation a plusieurs objectifs :
- Permettre la maitrise des compétences à l'exercice du métier de secrétaire Assistant
- Obtenir le Titre Professionnel du ministère du travail niveau IV de secrétaire Assistant
- Répondre aux besoins de recrutement identifiés par les entreprises
- Garantir aux bénéficiaires un accès à l'emploi durable.
A l'issue de la formation les candidats auront acquis les méthodes et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative et commerciale d'une structure et accompagner leur hiérarchie au quotidien. Ils seront polyvalents et agiles sur les outils collaboratifs et bureautique.
Compétences acquises
BLOC : Participer à la gestion administrative d'un service ou structure
Organiser son poste de travail et concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées
Effectuer une étude documentaire informatisée et diffuser des données via des outils collaboratifs
Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés
Recenser les besoins en consommables
Produire des documents commerciaux entrants et sortants
Assurer la gestion de documents commerciaux et effectuer le suivi des commandes
Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques
Assurer le suivi commercial, concevoir et actualiser les tableaux de suivi
BLOC : Assister un(e) hiérarchique ou une équipe
Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les personnes selon leur demande
Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d'agenda
Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs
Spécialisation :
Module Ressources humaines : Repérer les enjeux liés aux ressources humaines, participer à la gestion administrative des ressources humaines (carde juridique, contrats de travail, dossiers de recrutements et dossiers du personnels...)
Module comptabilité :
Maîtriser les fondamentaux de la comptabilité (plan comptable, opérations courantes et de trésorerie)

Programme de la formation

Entrée / Intégration
Environnement Windows : Utiliser l'environnement Windows de façon professionnelle :
Se familiariser avec l'interface : démarrer, arrêter, mettre en veille son ordinateur, le bureau, le menu démarrer, la barre des tâches, démarrer les applications, naviguer entre elles, les fermer, redimensionner et déplacer les fenêtres, personnaliser son environnement de travail, organiser les dossiers et les fichiers
Se familiariser avec l'explorateur : naviguer dans l'arborescence, modifier l'affichage, manipuler les dossiers (créer, déplacer, renommer, supprimer), rechercher, déplacer, copie, supprimer des fichiers/récupérer
Le clavier : Optimiser l'utilisation du clavier et développer sa dextérité
- Utiliser le clavier de façon professionnelle
- Utiliser efficacement les raccourcis
Word : Elaborer un document professionnel conforme aux attendus en utilisant les fonctionnalités d'un traitement de texte : concevoir des documents administratifs et commerciaux, présenter un document professionnel (polices, attributs, puces et n°, insertion d'une image, table des matières, mise en page de courriers...), créer des tableaux, enrichir un document (image, notes de bas de page...), réaliser des envois de mailing ciblé (fichier, lettre type, fusion, critères, impression étiquettes et enveloppes...)
Excel : Concevoir et créer des tableaux sur EXCEL à partir des documents de synthèse :
- Concevoir des tableaux
- Insérer des formules et fonctions de calculs
- Lier les feuilles de calculs
- Présenter tableaux et graphiques
- Manipuler des listes (bases de données)
PowerPoint : Concevoir et animer des présentations professionnelles
- Définir une ligne graphique ou choisir un modèle
- Saisir et mettre en forme du texte
- Insérer et mettre en forme des images, diagrammes, tableaux et / ou objets externes
- Animer et projeter la présentation
Les écrits professionnels : Développer ses capacités rédactionnelles :
- Distinguer les idées principales à partir d'un ensemble d'informations dans l'optique d'en produire une synthèse
- Identifier la situation de communication d'un document professionnel afin d'adapter le contenu et la forme de celui-ci
- Elaborer des écrits professionnels administratifs (compte-rendu, note de service, rapport d'activité ...) en étant attentif à : la structure, la rédaction, l'attractivité du document"
Gestion collaborative de l'information
Administration des achats et des ventes
La connaissance de l'entreprise
Accueil
Communication et gestion des conflits
Organisation
Outlook
SPECIALISATION 1 :Ressources humaines
SPECIALISATION 2 : Commercial
SPECIALISATION 3 : Comptabilité
Soft skills
Accompagnement emploi

Validation et sanction

Secrétaire assistant;Attestation de suivi de présence

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac