Secrétariat

Objectifs

Maîtriser les techniques de secrétariat (téléphone, informatique, mails, etc.). Améliorer la communication écrite et orale en français. Améliorer la qualité de ses relations professionnelles. Développer et améliorer l' efficacité de la secrétaire dans l'organisation de son travail.

Programme de la formation

Partie 1 : techniques de secrétariat (3 jours). L'organisation et la méthode dans le métier de secrétaire. Courriers, mails et notes dans l'entreprise. Savoir traiter l'information. Utiliser l'ordinateur. Savoir utiliser et valoriser le téléphone.
Partie 2 : accueil téléphonique et physique (2 jours). L'accueil téléphonique. Acquérir les principes fondamentaux au téléphone. Les règles de base. Recevoir un appel : accueillir le correspondant, l'identifier, pratiquer l'écoute active, noter et conclure. Appeler un correspondant : préparer l'appel, savoir résumer, conclure. Laisser un message sur répondeur. Comment se présenter au téléphone. Le bon timbre de voix. Apprendre à sourire au téléphone. L'écoute, formules de politesse. Les techniques de questionnement, savoir reformuler, identifier les points essentiels, la prise de notes. Les abréviations, traiter les demandes. Le principe du filtrage des appels. Gérer les tensions (apprendre à les désamorcer). Les situations de stress. L'accueil physique, savoir accueillir les personnes, le vocabulaire de l'accueil physique, la bonne distance à adopter. Le langage : débit, rythme, intonation, volume, pauses, accentuation, etc. Améliorer la diction. La bonne attitude, gestuelle et posture (à adopter, à éviter). Faire face aux situations difficiles (agressivité, provocation, etc.).
Partie 3: Français-Orthographe-Grammaire-Conjugaison (3 jours). Orthographe: les règles d'orthographe spécifiques, le pluriel, le féminin et le masculin, l'écriture des nombres. Le trait d'union, accords des noms, adjectifs, participes et verbes, homonymie. Grammaire et conjugaison. La grammaire française : les règles. Le verbe (accord, conjugaison). Les caractéristiques des verbes irréguliers. Les conjugaisons difficiles du premier et troisième groupes. Les auxiliaires être et avoir. La concordance des temps. Le participe passé et le participe présent : quand faut-il accorder le participe passé. Le participe passé : règles de base. Faire le point sur les groupes des verbes. Savoir appliquer la terminaison des temps. Éviter la confusion : subjonctif/indicatif.conditionnel/futur. Temps composés/temps simples. L'adjectif (qualificatif, numéral, de couleur).
Partie 4 :Secrétariat bureautique (5 jours). Apprendre à utiliser l'ordinateur dans le cadre des tâches courantes rencontrées dans le métier de secrétaire. Le micro-ordinateur PC. Travailler avec Windows .Traitement de texte Word. Démarrer avec Word. L'interface. Mode affichage écran. Sélection, déplacement. Gestion courante des documents (ouverture, enregistrement, fermeture, etc.). Formatage (mise en forme des documents). Tableur Excel. PowerPoint.

Validation et sanction

Attestation d'acquis ou de compétences;Attestation de suivi de présence

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique