Tosa Outlook

• Tosa Outlook - Code CertifInfo 112868
  • Niveau de qualification : Sans équivalence de niveau

Objectifs

Niveau basique (score Tosa 351 à 550)

• Se repérer dans l'environnement du logiciel Outlook


• Naviguer entre ses courriers, son calendrier et ses contacts


• Rédiger ou répondre à un email en utilisant les formules adaptées


• Envoyer ou répondre à une invitation de réunion


• Organiser de manière simple ses contacts et en consulter la liste

Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725)

• Gérer les réponses automatiques lors de ses absences du bureau


• Personnaliser l'affichage de la liste des messages afin de les classer de façon optimale


• Personnaliser ses dossiers pour les classer de manière organisée


• Gérer les contenus et destinataires d'un message électronique et le classement et la recherche de ses messages, selon l'envoyeur ou le dossier concerné


• Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables


• Gérer l'affichage de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues


• Organiser son carnet d'adresses et personnaliser l'affichage des contacts

Niveau avancé (score Tosa 726 à 875)

• Créer des comptes utilisant différents protocoles d'hébergement et les catégoriser


• Partager et déléguer différents tâches et éléments dans le cadre d'un travail collaboratif


• Suivre et gérer les tâches communes à son organisation dans un but de partager de l'information


• Modifier l'aspect d'un message en utilisant les options avancées du logiciel ou de l'application Outlook et programmer son envoi et retrouver un message selon sa date, son importance ou encore sa taille


• Créer sa ou ses signatures de mail en vue de s'adapter aux différents interlocuteurs


• Mettre à jour et effectuer le suivi de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues


• Créer et utiliser une liste de distribution

Niveau expert (score Tosa 876 à 1000)

• Maîtriser les indicateurs de suivi et toutes les possibilités de délégation afin de gérer rapidement l'information


• Configurer de manière optimale les flux RSS pour être alerté.e de l'évolution d'un ou plusieurs domaines professionnels


• Créer et envoyer des formulaires ou des modèles d'email au format OFT


• Maîtriser la création d'images ou de liens hypertexte dans un message afin de se conformer à la charte de son entreprise


• Importer et exporter les informations depuis un calendrier dans une perspective de gestion optimale de son temps


• Effectuer un mappage, importer et exporter des contacts

Programme de la formation

Personnaliser Outlook à son activité

· Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.

· Adapter à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.

· Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.
S'organiser pour être efficace dans le traitement de nombreux mails

· Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.

· Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.

· Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.

· Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.

· Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.

· Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.

· Collecter rapidement une information : les boutons de vote.

· Informer de son absence.
Gestion des contacts

· Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.

· Échanger des cartes de visite.

· Importer, exporter des contacts.

· Opérer un publipostage.
Planifier, organiser et prioriser ses activités

· Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.

· Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.

· Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.

· Définir des échéances et mettre en place des rappels.
Organiser le travail collaboratif

· Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.

· Organiser des réunions.

· Déléguer et suivre des tâches.

Validation et sanction

Tosa Outlook

Type de formation

Certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique