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DES RESSOURCES ET DES OUTILS AU SERVICE DES ACTEURS ET DES PROFESSIONNELS. |
Assistant de direction option ressources humainesDate de mise à jour : 07/10/2024
| Identifiant OffreInfo : 01_GE365953 |
Région Grand Est, missions Carif-Oref |
L'assistant de direction accompagne un dirigeant d'entreprise, un chef
de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d'optimiser la
gestion administrative de son activité.
En étroite collaboration, il
est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le
suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.
Il organise
et coordonne les informations internes et externes, parfois
confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant
des outils de gestion des agendas électroniques pour planifier les
réunions et les déplacements des responsables.
Coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE.
Répondre
aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de
l'organisation, de son fonctionnement et des outils, pour optimiser la
gestion du temps de la direction et des équipes.
Concevoir les
tableaux de bord de suivi de l'activité pour aider la prise de décision
de sa hiérarchie et des équipes concernées.
Actualiser de façon
régulière les tableaux de bord, afin d'informer la hiérarchie des écarts
détectés entre le réel et le prévisionnel.
Établir un diagnostic des
besoins et des process en place pour détecter les manques et les
dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions
d'amélioration.
Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires.
Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service.
Rédiger
des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les
outils de bureautique. Diffuser, après contrôle, l'information en
interne et en externe.
Organiser le classement et l'archivage papier ou numérique de l'information selon la règlementation en vigueur.
Accueillir
en français et en anglais les clients, fournisseurs, salariés,
partenaires...) en prenant en compte les différences culturelles et les
éventuelles situations de handicap.
Identifier les difficultés et/ou tensions éventuelles pour adapter son attitude et son comportement.
Recueillir
l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation d'un événement
pour prévoir l'organisation et le budget dans le respect des
obligations règlementaires.
Proposer des mesures correctives éventuelles en respectant les contraintes du projet (procédures, échéances, budget...).
Contribuer
à la gestion des ressources humaines, sous différentes formes, en
fonction de son champ d'intervention (suivi et planification des congés
et des absences, préparation des éléments variables des salaires,
planification des entretiens de candidatures, suivi du plan de
développement des compétences, etc.) dans le respect des délais et des
réglementations.
Participer à la stratégie RSE de l'organisation afin de sensibiliser les parties prenantes de son champ d'intervention.
Appliquer
les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des
données en se rapprochant du DPO (Data Protection Officer) de
l'organisation pour mettre en place une procédure permettant la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données du poste.
Certifiante
Bac + 2
Conventionnement : Non
Niveau d'entrée : Bac
Être titulaire d'un Bac ou d'un titre de niveau 4.