Secrétariat

Objectifs

Instaurer des automatismes
Savoir réagir face aux imprévus
Etre force de proposition
Aménager son poste de travail
Dynamiser l'équipe
Utiliser la méthode de classement adaptée à l'entreprise
Valoriser l'image de l'entreprise par un accueil de qualité
Utiliser un discours adapté à la situation et à l'interlocuteur
Transmettre correctement l'information en utilisant le canal adéquat

Programme de la formation

Communication : Communiquer efficacement

1. Réaliser un accueil de qualité
- Recueillir les informations pertinentes
- Adopter une attitude positive
- Apprendre à gérer ses émotions

2. S'exprimer clairement à l'oral
- Utiliser le vocabulaire adapté
- Préparer son appel téléphonique
- Connaître les différents facteurs de perturbation

3. Rédiger des écrits professionnels
- Regrouper ses idées et organiser son propos
- Choisir le type d'écrit adapté (courrier, courriel, compte-rendu...)
- Valoriser son écrit par une mise en page équilibrée et esthétique

Gestion du temps : Préparer efficacement ses journées

4. Planifier sa journée
- Evaluer les tâches à effectuer
- Hiérarchiser les demandes (différence entre urgent et important)
- Utiliser différents outils disponibles

5. Analyser et résoudre les problèmes
- Anticiper et planifier les activités dans le temps
- Faire face aux imprévus et interruptions (téléphone, changement de priorité)
- Analyser les dysfonctionnements et proposer des solutions

6. Ordonnancer des évènements
- Fixer efficacement des rendez-vous
 Concevoir un planning
- Préparer des évènements exceptionnels

Organisation : Etre organisé au quotidien

7. Organiser son poste de travail
- Type de bureau
- Ergonomie
- Matériel adapté

8. Travailler en équipe
- Gérer les situations de conflit
- Relancer avec diplomatie

9. Classer et archiver efficacement
- Connaître les différents modes de classement
- Utiliser la méthode adaptée
- Organiser le classement informatique

Validation et sanction

attestation de suivi ou de présence

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique