Titre professionnel secrétaire assistant

• Titre professionnel secrétaire assistant - Code CertifInfo 99145
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

• Produire des documents professionnels courants


• Communiquer des informations par écrit


• Assurer la traçabilité et la conservation des informations


• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement


• Planifier et organiser les activités de l'équipe

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

• Assurer l'administration des achats et des ventes


• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes


• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale


• Assurer le suivi administratif courant du personnel

Cette activité constitue le socle des métiers du secrétariat et correspond à un premier niveau d'employabilité. Le secrétaire assistant prend en charge les travaux courants de secrétariat pour une équipe ou un service, afin de faciliter la communication des informations et l'organisation des activités

Programme de la formation

Il produit tous types de documents dans le respect des chartes graphiques et des règles orthographiques et grammaticales, effectue les recherches d'informations, les exploite et les met à la disposition des destinataires sous une forme adaptée, et organise leur classement et leur archivage. Il accueille les visiteurs et assure la transmission orale des informations : il traite les appels téléphoniques en respectant les consignes de filtrage, et les communications provenant d'autres canaux (messagerie instantanée, vidéoconférence, etc.). Il peut être amené à communiquer en langue anglaise lors d'échanges simples et usuels, selon le contexte de l'entreprise. Il assiste l'équipe en planifiant des rendez-vous et des réunions sur une messagerie professionnelle et en assure le suivi en procédant aux relances nécessaires. Il effectue les réservations (salles, matériels, restaurants, véhicules, etc.). Il organise les réunions sur le plan logistique, veille au bon fonctionnement des matériels, constitue les dossiers et rédige les comptes rendus. Il organise les déplacements dans le respect des contraintes de l'équipe et des impératifs budgétaires


Le secrétaire assistant exerce ses activités pour un ou plusieurs responsables hiérarchiques ou une équipe, dans tous types de structures et dans tous secteurs d'activités, avec un degré de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. Il assure ses fonctions de façon autonome dans l'organisation de son travail et des tâches à accomplir. La gamme de ses activités est particulièrement large et nécessite une bonne maîtrise de la gestion du temps. Le secrétaire assistant utilise des outils numériques ainsi que des progiciels développés pour l'entreprise ou pour une activité donnée. Il s'adapte en permanence à leur évolution et peut être amené à assurer un accompagnement à leur utilisation auprès des collaborateurs. Il privilégie la dématérialisation des documents et l'utilisation d'espaces numériques dans un souci de développement durable. Il est en relation avec un grand nombre d'acteurs. Il facilite la communication de l'information entre le responsable et ses collaborateurs et les interlocuteurs externes, en jouant un rôle de coordination et d'organisation au sein de l'équipe

Validation et sanction

Titre professionnel secrétaire assistant

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac