Secrétariat

Objectifs

Instaurer des automatismes
Savoir réagir face aux imprévus
Etre force de proposition
Aménager son poste de travail
Dynamiser l'équipe
Utiliser la méthode de classement adaptée à l'entreprise
Valoriser l'image de l'entreprise par un accueil de qualité
Utiliser un discours adapté à la situation et à l'interlocuteur
Transmettre correctement l'information en utilisant le canal adéquat

Programme de la formation

Communication : Communiquer efficacement

1. Réaliser un accueil de qualité

• Recueillir les informations pertinentes
• Adopter une attitude positive
• Apprendre à gérer ses émotions

2. S'exprimer clairement à l'oral

• Utiliser le vocabulaire adapté
• Préparer son appel téléphonique
• Connaître les différents facteurs de perturbation

3. Rédiger des écrits professionnels

• Regrouper ses idées et organiser son propos
• Choisir le type d'écrit adapté (courrier, courriel, compte-rendu...)
• Valoriser son écrit par une mise en page équilibrée et esthétique

Gestion du temps : Préparer efficacement ses journées

4. Planifier sa journée

• Evaluer les tâches à effectuer
• Hiérarchiser les demandes (différence entre urgent et important)
• Utiliser différents outils disponibles

5. Analyser et résoudre les problèmes

• Anticiper et planifier les activités dans le temps
• Faire face aux imprévus et interruptions (téléphone, changement de priorité)
• Analyser les dysfonctionnements et proposer des solutions

6. Ordonnancer des évènements

• Fixer efficacement des rendez-vous
• Concevoir un planning
• Préparer des évènements exceptionnels

Organisation : Etre organisé au quotidien

7. Organiser son poste de travail

• Type de bureau
• Ergonomie
• Matériel adapté

8. Travailler en équipe

• Gérer les situations de conflit
• Relancer avec diplomatie

9. Classer et archiver efficacement

• • Connaître les différents modes de classement
• • Utiliser la méthode adaptée
• • Organiser le classement informatique

Validation et sanction

attestation de suivi ou de présence

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique